Bibliobot - UX/UI ontwerpbureau Almere, Flevoland

Bibliobot: AI bruikbaar gemaakt voor medewerkers

De uitdaging

AI toegankelijk, praktisch en moeiteloos maken voor bibliotheekteams.

AI-tools zoals ChatGPT en MidJourney bieden enorme mogelijkheden voor bibliotheken. Van het schrijven van communicatieteksten tot het genereren van visuals en het verfijnen van programma-ideeën. Maar in de praktijk benutten veel bibliotheekmedewerkers deze tools nog niet optimaal. Dit komt door een gebrek aan kennis over wat de tools kunnen, onzekerheid over hoe ze toe te passen op specifieke taken en beperkte aandacht voor AI-adoptie binnen de organisatie.

AI afbeelding over vraagstuk voor bibliotheken.

Onze oplossing

AI-ondersteuning afgestemd op het dagelijkse werk in de bibliotheek.

We plaatsten UX centraal in dit project. Door interviews met bibliotheekmedewerkers ontdekten we waar AI écht van meerwaarde kon zijn bij dagelijkse werkzaamheden. Deze inzichten vertaalden we naar user stories en leidden tot Bibliobot, een intuïtieve interface bovenop AI-tools als ChatGPT en MidJourney.

Het resultaat is een gebruiksvriendelijke assistent, ontworpen voor echte werkprocessen, waar geen technische kennis voor nodig is. De eerste versie helpt medewerkers om snel activiteiten en programma’s op te zetten, waardoor het dagelijkse werk sneller en eenvoudiger wordt.

snelle schets - eerste ideeen — Een snelle visuele weergave om ideeën bespreekbaar te maken.

Snelle schetsen om ideeën te delen.

Met de kick-off briefing en in nauwe samenwerking met het ontwikkelteam bepaalden we de eerste richting voor:

Gewenste gebruikersflow.
Mogelijke componenten.
Prompts en gebruikersinputs.

Voorbeeld roadmap — Een roadmap zorgt ervoor dat iedereen dezelfde richting op kijkt en helpt de samenwerking tussen design, development en strategie te stroomlijnen.

Wat willen we bouwen?

We stelden een roadmap op. Een strategisch plan voor productontwikkeling waarin staat welke functies nu, straks en later worden geïmplementeerd. Dit dient als leidraad om het team te laten samenwerken rond:

Doelen
Prioriteiten
De missie van het product

interactieve wireframe — Van snelle wireframes naar prototype. Essentieel om het product te begrijpen, uitleggen en verfijnen.

Van wireframes tot prototype

We doken samen met ontwikkelaars en stakeholders het ontwerpproces in en werkten iteratief aan:

Gebruikerstests en verbeteringen op basis van feedback.
Wireframes om de gebruikersflow te visualiseren.
Iteraties met ontwikkelaars en stakeholders.
Een prototype voor gebruikerstests.

Prototype met aantekeningen voor programmeurs — Specifieke documentatie afgestemd op de ontwikkelaars.

Documentatie afgestemd op ontwikkelaars.

We stemden met het ontwikkelteam af hoe de documentatie eruit moest zien, zodat alles duidelijk en consistent bleef, inclusief:

Maatvoering per scherm.
Gedragingen en interacties.
Naamgevingsafspraken
Beschikbaarheid voor support en beta-tests